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    上海年會策劃公司是如何利用“6+6”模式搞定年會策劃的

    作者:上?;顒硬邉澒?來源:www.clagreca.com 發布時間:2018-12-10 13:40:08

      年終歲尾,有一件大事要提上日程,那就是企業的年會,為什么要舉辦年會呢?一場完美的年會,無疑是激揚員工士氣和激勵斗志的選擇, 各企業的領導是不是又在為去哪開年會,怎樣開年會而苦惱呢?晟欣文化傳媒的小編教大家年會策劃的6大主要步驟和6大細節小步驟


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      一、年會策劃六大主要步驟

      1、確立明確的目標

      不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標.所以個重要的步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃.對任何一個商業公司而言,要想讓會議開得有價值,要有一個明確的目的.通過會議獲取所需,提供給與會者相應的價值,并且能回報投資.

      2、完善信息的采集分析

      信息的收集極為重要,這其中包括了解客戶的需求(制作一份客戶需求分析單)、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等.

      3、追求不斷的創新

      每一次會議都是對創新能力的挑戰,無論在內容或形式上,不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣.

      4、制定周密的計劃

      無論是計劃書還是進度表,一個周密的計劃包括會議里所有的細節,另外,保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾.

      5、實施嚴格的現場管理

      在進行現場管理時,一定要嚴格的對照計劃表上的事項進行操作,任何疏漏都會導致會議的失敗.此外,現場負責人需要有隨機應變的能力.

      6、結束與細致的總結

      如何讓眾多的活動參與者在每一個環節諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西?此外還要解決隨時都有可能發生的諸如發言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件,這些都是活動策劃中要考慮到的種種不確定的因素,才能更好的提供精心策劃的方案!


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      二、年會策劃六大細節小步驟


      1、通關一個年會,主要分五步,分別是大結構,策劃,具體實施,籌備組和費用預算.

      作為年會統籌者,你首先對這個年會要有大結構的概念,重要的要先搞清楚目的,尤其是老板的目的.

      即便人均50塊的一頓飯,老板也不會想無緣無故浪費掉,必然有想達到的目的.除了基本的提高士氣,還有什么深層次的目的?是不是因為每年年后離職潮想提高員工留存率?老板對員工和員工互相間不熟悉不認識,想拉近距離造成一家人的氛圍?總之,搞清楚目的是你步要做的.

      然后定好基調(熱鬧、嚴肅、歌功頌德、活潑、無節操…)、時間和地點,基本要素有了,才能開始具體的籌備.

      從策劃開始,你要弄清的就是員工的需求了.這個年會老板是主人,讓客人(員工)有感覺,另客人(員工)滿意,這個年會的目的就算達到了.

      2、年會策劃要群策群力

      與其自己腦袋憋大了想不出來,不如招募感興趣的同事一起群策群力,從頭腦風暴開始,想創意,閃瞎眼的創意就在不斷擴大的腦洞中.這樣做的好處還有,順便就把后面籌備工作小組的事情給解決了.

      如果大家不愿意參與,你只好與不得不參與的其他HR、財務等想創意,或者在公司群上征求意見,以及利用強大的互聯網尋找創意了.工作組往往也就是行政財務人事和采購等必要人員.

      3、活動設計事無巨細

      整個流程的設計從大流程到每一盞燈,每一道菜,都不能含糊.很多時候員工對年會的不滿就因為你的一點小疏忽,讓老板覺得花了錢沒效果,而你夾在中間累死累活沒有功勞也沒人管你的苦勞.如:入場,是全部簽到還是領導們秀書法?簽名墻還是簽名表,還是手機簽?簡單入場還是有入場問候、胸牌等營造氛圍的東西?

      開場是舞蹈還是舉杯還是領導致辭?講話交流是宣講還是走桌敬酒還是游戲?

      演出是員工還是請外面的演員?當然,低成本的話是不建議請演員,你請不到大咖,其他的除了費錢真沒什么看的,不如老板耍個寶,領導賣個萌,員工調個侃好看.

      游戲一定不要一味求新奇搞怪,要保證員工不反感,不然寧可不玩.

      表彰不要長篇大論的讓領導講話表演,簡單點,表揚的方式簡單點.要送出心意送到員工心里.比如,加班嚴重遲到頻繁的員工,送一年遲到豁免,年假額度等,不花錢又有吸引力.

      獎勵稱號更是可以盡情發揮創意,比如銷售業績的叫做"財神"或"跑腿成就獎";360度績效考評的發"超人獎",堅持全勤員工頒發"小蜜蜂"獎;點擊查看:年度評優如何做?

      也可以負向激勵:病假過于頻繁的頒發"黛玉"稱號,事假頻繁的頒發"業務繁忙"稱號,喜歡曠工但公司需要保留的員工賜名"神龍見首不見尾"稱號等.

      抽獎的獎品和預算大家沒辦法做主,但是抽獎方式你可以做主.比如獲獎員工抽獎,員工抽獎等,抽獎用抽獎箱、電子設備還是玩游戲等等.值得注意的是獎品的包裝和保管過程,務必準確仔細.如果人家抽了一千塊,結果你包了900,那你攤上事兒了.

      后一般以晚宴結束,簡單粗暴,吃好喝好,什么領導致辭什么先干幾杯,能不要就不要,就一頓飯,要吃就讓大家吃的舒服開懷.

      然后,全流程和時間段安排,節奏要平衡,全場三個半小時左右比較合適,不要過于漫長.辛苦一年,大家來參加年會是想圖個熱鬧,但是不想在年終再讓自己筋疲力盡一把.

      4、前期籌備

      臺上一分鐘,臺下十年功,年會的成功,前期準備一定要做的足夠充分.

      基本包含這些,具體安排和采購過程每家公司有所不同,大體流程如下:

      (1)通知:行政人員與近期內向各部門發出書面的《關于做好20XX年度年終工作總結與下年工作計劃制定的通知》;

      (2)年終工作總結與計劃的收集:行政人員收集年終工作總結與下年度工作計劃

      (3)發言稿的撰寫:通知年會會議發言相關人撰寫發言稿;

      (4)物品的采集:提前采購年會所需要的物品,具體物品見預算表;

      (5)時間的控制;主持人應注意把握好時間,避免時間控制節點超出原計劃的預定時間;

     ?。?)現場錄像拍照:提前安排好相關人員攜帶相機,做好年會現場的拍照工作,活動后存檔;

      (7)各項活動的工作安排:年會的具體工作應細分解到相關責任人.


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      5、現場實施

      一句話,眼觀六路耳聽八方,逼著自己長出三頭六臂學會多重影分身.年會的苦和累,做過的都哭過,不管聽不聽天命,先盡人事.

      記住老板領導是演出主角,讓他們盡情施展他們的表演;

      要貴氣讓員工穿禮服跳華爾茲;

      要和諧,發文化衫熒光棒盡情吶喊;

      要爆點,古裝、cosplay、假面舞會…老板帶頭搞,領導放得開,一切都好說.

      強調幾點:專人專管,活動收尾要清點仔細;有條件的記得拍照拍視頻存好,以后用處很多;注意不能喝酒,想辦法避免其被灌酒,年會醉酒出人命的年年有;酒后吐真言是領導與員工拉近關系的好機會.

      6、會后總結

      年會結束后,別忘了對整個年會的實施進行及時地總結.除了好的一面,更多地要把存在的問題找出來,并對問題進行分析,以便來年的年會辦得更成功.

      另外,對于年會過程中照片、攝影、和趣聞要及時地通過各種形式報道出來,讓員工在年會過后再次回味年會中的美好感覺.同時,要對年會中默默奉獻的工作人員進行表揚和宣傳,可以編輯一些年會背后的故事,讓員工感受到他們在年會中的美好感覺離不開這些默默奉獻的工作人員的辛勤工作和無私奉獻.


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