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    會展策劃流程以及具體操作事項是什么

    作者:上?;顒硬邉澒?來源:www.clagreca.com 發布時間:2019-05-16 14:43:46

       展覽策劃是指充分利用現有的信息和資源,判斷事物變化和發展趨勢,綜合構思和設計,選擇合理有效的方案,達到預期目的的活動.規劃是一項綜合性的系統工程,目標是起點,信息是基礎,創新是核心.

     

     

       會展策劃就是會展企業根據收集和掌握的信息,對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性規劃的活動.會展策劃對會展活動的全過程進行全方位的設計并找出解決方案,以實現企業開展會展活動的目標.

     
     
      一、大型會展策劃方案
     
      1、策劃
     
      我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、會議回執,我們過去的成功經驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎.
     
      2、咨詢
     
      在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等.
     
      3、考察
     
      在雙方進一步取得互信后,我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務.
     
      4、確定
     
      這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議.
     
      5、執行
     
      嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華.不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標.在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行.
     
      6、結算
     
      雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算.
     
      二、相應的流程
     
      1、會前
     
      1. 與會議主辦方洽談,了解相關會議需求;
     
      2. 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息.并制定完備的會議預案書給會議方;
     
      3. 一般性會議利用網絡傳送大量關于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料,讓會議方提前做到成竹在胸;
     
      3. 如有需求,可派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況;
     
      4. 確定方案,簽訂合同,預付定金.
     
      2、會中
     
      3. 會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等;
     
      4. 會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求;
     
      5. 會議餐飲:用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排;
     
      6. 會議旅游:旅游線路行程、用車、導游等安排和確認;
     
      7. 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認;
     
      8. 會議禮品:會議禮品的采購、發放服務;
     
      8. 會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務.
     
      3、會后
     
      1. 結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳;
     
      2. 資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊;
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