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    舉辦大型活動策劃的流程及注意事項

    作者:上?;顒硬邉澒?來源:www.clagreca.com 發布時間:2019-09-25 08:50:00

      大型活動策劃相比于小型活動策劃不僅涉及的事項較多,而且流程也更加的復雜。因此在策劃之前一定要明確大型活動的具體流程以及注意事項,下面小編就具體的為大家分析一下怎么舉辦大型活動。

    一、舉辦大型活動策劃的流程

      1.確立活動的主題

      每一個活動都首先需要一個主題和目標來驅動整個活動的籌備,定位自己的關眾或是參與者,以及邀請嘉賓和進行市場推廣。舉例來說,如果你要舉行一個商業會議,比如某個特定行業的國際會議,可能就會有這個行業的龍頭企業或者是想要成為龍頭的企業對你的會議產生興趣,它們可能會想要通過贊助你的會議來在會議期間對它們的產品進行宣傳。

      2.選擇場地

      場地的選擇主要取決于你的活動規模,你需要考慮參與者的數量,以及有可能出席活動的來賓的身份,另外你還需要考慮是否有廠商需要一塊額外的展示空間展示它們的產品。

      如果你的活動會有一些VIP參與,那么場地的位置和設施同樣也很重要,zui好找一些比較有名的場地,確保設施和服務都不會有問題。另外,在做決定之前,zui好能夠多找幾個場地,并親自檢查下它們的位置,服務,環境以及價錢,比較之后再做決定。

      3.市場營銷

      一場活動的市場營銷算是所有活動組織環節中zui關鍵也是zui具挑戰性的環節了,并且也是衡量一個會活動是否成功的關鍵指標。因為市場推廣的強度和力度會直接影響研討會的參與人數,并決定這次活動的成功與否,以及組織者的盈虧。這意味著活動的定位和營銷策略都朝著一個目標,那就是吸引盡可能多的參與者。

      4.與贊助商合作

      邀請一些大牌的贊助商參與活動的組織可能幫助會議更好的啟動并削減你的成本,贊助商同樣也會幫你做一些市場推廣,因為對它們來說,它們也希望它們的產品能夠得到更多的曝光,除此之外,你還可以用展覽空間作為交換讓它們幫你搞定場地。還有一些贊助商需要在會議期間給所有與會者一些它們公司的信息,還有一些會把它們的產品作為禮品派送給與會者。

      5.聯絡嘉賓

      如果沒有人來,或者沒有嘉賓愿意參加,這場活動是不會成功的,所以邀請一些有影響力的嘉賓是非常重要的,他們會給帶來更好的宣傳效果。。事先聯系他們并與其溝通其演講稿,給他們提出一些改進的建議,同時估計參加活動的觀眾人數,詢問他們是否有什么特殊的需求,比如需要投影儀,或者是額外的麥克風與觀眾進行互動,并提前準備好這些東西。

      6.會議日——準備,簽到,接待,反饋

      所有的會議,基本上80%的工作都在計劃和準備階段,相比而言,會議當天的幾個小時或者幾天要輕松的多。在會議開始前一天,你需要提前探查場地以確保一切都已安排就緒,包括麥克風、投影儀、視音頻系統,都在你的檢查清單中。 

    二、舉辦大型活動策劃注意事項

     ?。?)擬訂計劃。要明確活動是什么類型,舉辦活動的目的,然后做出具體的規劃。規劃的內容應包括從籌備到活動結束應分為幾個階段,各階段的時間如何分配,每階段要完成的主要工作;活動需要的各種準備(如器材、聯絡、宣傳、場地布置、現場指揮、主持、節目安排等)的分工和負責人;活動的經費預算等。一般來講,大型活動的計劃應至少在活動進人正式準備前一周做好,準備工作應在正式活動前兩周開始進行。

     ?。?)充分準備?;顒拥闹饕撠熑艘凑栈顒右巹?,督促各組負責人按時按量完成各階段的準備工作,包括:場地的確定,必要物資的籌集,現場的布置,前期宣傳等。在活動前要特別仔細檢查現場話筒、燈光等器材運轉是否良好,海報、活動會標、照相機等是否到位,主持人是否落實并已熟悉活動過程,活動可能會出現的意外情況是否巳考慮并做安排?,F場的布置zui好是提前半天完成,重要活動應安排彩排。

     ?。?)通知或邀請。一般來講,參加對象的通知應提前一周下發,并在活動正式開始前一天再確定一次。對嘉賓的邀請也應在一周前發出,zui好是書面邀請與口頭邀請相結合,一方面是表示組織者的誠意,另一方面是可以較為詳細的向嘉賓介紹一下活動的目的和基本情況以取得嘉賓的支持。在活動前一天,還應再通過電話或當面詢問的方式,再次確定其當天是否能出席活動。

     ?。?)按時進行。一般來講,如果沒有特殊事故,活動應每量保證準時開始。如有不得已的原因要推遲或取消活動,應盡早通知,并做好解釋工作。否則會影響組織者的形象,甚至是整個組織的形象。為此,活動前一小時所有的工作人員都應到達活動現場,做zui后的檢査。

     ?。?)善始善終?;顒舆M行中,組織者特別是主持人要處處留心,隨機應變,始終掌握活動的主動權,確?;顒影从媱濏樌M行。在活動結束后,要及時整理會場,借用物品及時物歸原處。同時,主要的活動負責人還應及時總結,使自己在今后的工作中進一步提高組織能力。

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